ウェブメールがあれば仕事が円滑化する|便利なコンテンツ

いつでも使える

ログも残る

ファイル

企業内はもちろん、社外の会社との間で、大きなサイズの電子データを送信することが、よく使われるようになってきています。
これらの電子データを効率よく送れるように、ファイル転送サービスというものが登場し、企業ユーザを中心に利用されています。
ファイル転送サービスの特徴として、まず最初に事前にユーザ登録さえしておけば利用したいときにいつでも使えるという、利便性の高さがあります。
次にほかのユーザも使うことから、ファイルの公開期間というものが設定されており、その期間が過ぎれば、自動的にそのファイルが削除されます。
もちろん自動的に電子データは、暗号化されることになりますので、復号化のパスワードを分かっている方にしか、利用することができないのです。
もちろんパスワードは、ファイル転送サービス自体が受信者に送ることもできますし、社内のメールシステムを使って、別メールとして送ることも可能です。
さらにファイルのダウンロード回数の指定や、誰がアップして、ダウンロードしたかなどの形跡を、ログとして保存することが可能なのです。
このような機能は、現在社会のビジネス環境においてセキュリティ対策が大きな取り組み事項となっているので、安心して利用できることになるのです。
このように電子データをファイル転送するだけではなく、セキュリティ面においても十分に対応しているからこそ、企業間の送受信に、利用されることが多くなってきているのです。

使い勝手が良い

ファイル

紙媒体からIT技術の進化によりデータのやり取りが多くなっています。
データのやり取りの方法はメールに添付したり、共有フォルダに保管したりすることが一般的ですが、制限があったり、容量に問題があったりするため使い勝手があまりよくありません。
特に技術が進化するにつれて大容量になるケースが多く、ファイルのやり取りが悩みや課題になっているのも現状なのです。
そこでクラウドやストレージサービスを利用することをおすすめします。
ネットを介して外部サーバーにデータを保管する方法です。
セキュリティの問題も最近は格段に向上しているため、安心してファイル転送することができます。
ログイン制限をかけることで見ることのできる人を制限することも可能なのです。
ファイル転送やファイルダウンロードがやりやすい製品を選ぶことがポイントです。
ネットの速度によって快適性は異なりますが、共有フォルダのような使い方ができる方がおすすめです。
ファイル転送するたびに選択したり、設定するのは面倒な作業です。
そのため、ファイル転送をスムーズにできることが一番効率に結びつくのです。
容量に応じて契約することができることもメリットになります。
自社にサーバーを準備するよりコスト的に安くなるほか、セキュリティも高く便利なのです。
権限設定など最初の初期設定に時間がかかることもありますが、日常の業務で使用する分に関しては、クラウドやストレージを利用することがおすすめなのです。

自社で心がけたいポイント

ファイル

ファイル転送を利用するにあたっては、まず相手先のメールアドレスを間違えないようにする必要があります。
ファイル転送では、送りたい相手にメールでその旨を通知することになります。
間違ったメールアドレスで送ることで、関係のない第三者に重要なファイルを送付してしまうことにつながりかねません。
メールを送る前にしっかりチェックする習慣を社内で徹底することが大切です。
ファイル転送サービスの中には、送信先を制限する機能がついているなど、防止措置を講じているところもあります。
こうした機能を利用して、人為的なミスを防ぐことも考えましょう。
また、ファイル転送をするファイルのサイズは、相手の利便性を十分考慮したいものです。
回線の高速化などにより、大きなサイズのファイル転送もできるようになりました。
しかし、こうしたファイルのダウンロードには時間がかかることもあります。
したがって、できるだけ必要最小限のサイズにし、ダウンロードしやすい配慮をしましょう。
送る文書の内容を編集し効果的にまとめるといった工夫をするだけでもサイズの節約につながります。
そして、セキュリティ面では、ウイルスの感染などに細心の注意を払いましょう。
ファイル転送では、複数の相手先に送ることも多いですので、特に気をつけます。
ファイル転送の際はウイルス対策ソフトによるチェックを欠かさない他、ウイルスチェック機能のある、ファイル転送サービスもありますので、大いに活用するとよいです。